2012年7月9日 星期一

多工處理

Busy
你是不是也發生過這種情況:明天有分內部簡報要交,但是客戶突然打來請你幫忙跑份資料給他,同時下禮拜要出季報告,要先聯絡資料處理部門準備data,還有......
剛開始工作的時候,最不適應的恐怕就是同時間有好幾條線要處理吧。客戶AB兩條+產品CD兩條+如果再插進來一個臨時要求的話,恐怕就爆炸了。

輕重緩急
每個時間管理課程都有上過,事情來的時候不要一股腦栽進去,要先把每件事情分輕重緩急。先問事情的什麼時候要做完,評估一下重要性、工作天數,在schedual上先分配每個事情的工作時間,能有效降低不知所措的機會。
一段時間做一件事情
當我們排計畫表的時候要注意,盡量給每件事情一段完整的時間,不要在一段時間內安插太多事情。
這件事情的重要性在於:
1. 專心效率比較高。這是一定的,當我們專注在一件事情上的時候,所花費的時間會比同時想著很多件事的時候還要少很多。
2. 減少轉換工作的時間成本。當我們轉換注意力去做另外一件事情的時候,多少都需要時間「進入狀況」,而且還要避免在做這件事情的時候,想著剛剛還沒處理完的問題。這無形中不但浪費時間,也很容易造成不必要的錯誤。
Check List
我每天早上進公司的時候,會先把當天要做的事情列出來,一項一項check,做完就打勾。隔天來,就翻翻前一天的代辦事項,把未完成的寫上去,並且加上新的事項。
你呢?有什麼好方法可以分享嗎?